PRIVACY VERKLARING HOTEL ALKMAAR

Uw privacy is voor Hotel Alkmaar van groot belang. Wij gaan zorgvuldig en vertrouwelijk om met persoonsgegevens en verwerken deze in overeenstemming met de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en andere toepasselijke wet- en regelgeving. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken, voor welke doeleinden wij dat doen, op welke grondslag dit gebeurt, hoe lang wij gegevens bewaren en welke rechten u heeft. Deze privacyverklaring is van toepassing op persoonsgegevens van onder meer onze gasten, websitebezoekers, personen die contact met ons opnemen, zakelijke relaties, contactpersonen van leveranciers en sollicitanten. Uw persoonsgegevens worden dan ook met de grootst mogelijke zorgvuldigheid behandeld en beveiligd, geheel conform de Algemene Verordening Persoonsgegeven (AVG). Deze privacyverklaring is voor het laatst aangepast op 12-02-2026.

1. Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens?

Hotel Alkmaar is een handelsnaam van Hu Hotel Beheer B.V.
Hu Hotel Beheer B.V. / Hotel Alkmaar
Arcadialaan 6
1813 KN Alkmaar
Nederland
E-mail: info@hotelalkmaar.nl
Telefoon: +31 (0)72 540 14 14 Hu Hotel Beheer B.V. is, voor zover zij zelf het doel en de middelen van de verwerking bepaalt, de verwerkingsverantwoordelijke voor uw persoonsgegevens.

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Wij verwerken alleen persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor onze dienstverlening, onze bedrijfsvoering of het voldoen aan wettelijke verplichtingen. Uw persoonsgegevens worden alleen gebruikt voor het doel waarvoor u ze heeft achtergelaten, deze gegevens worden niet gebruikt om u ook andere informatie of nieuwsbrieven toe te zenden (behalve als dit expliciet door u is aangegeven). Afhankelijk van de situatie kunnen wij onder andere de volgende persoonsgegevens verwerken: 
-        naam en achternaam; 
-        adres- en woonplaatsgegevens;
-        e-mailadres; 
-        telefoonnummer; 
-        bedrijfs- en functiegegevens; 
-        gegevens over uw reservering en verblijf; 
-        aankomst- en vertrekgegevens; 
-        voorkeuren en verzoeken met betrekking tot uw verblijf; 
-        communicatie en correspondentie met Hotel Alkmaar; 
-        factuurgegevens; 
-        betalings- en transactiegegevens; 
-        gegevens die noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van een reservering of overeenkomst; 
-        technische gegevens over uw bezoek aan onze website, zoals IP-adres, browser en apparaat; 
-        gegevens die u verstrekt wanneer u bij ons solliciteert; 
-        andere persoonsgegevens die u vrijwillig aan ons verstrekt of die noodzakelijk zijn voor een specifieke dienstverlening.

Persoonsgegevens kunnen rechtstreeks van u afkomstig zijn, maar ook via bijvoorbeeld een boekingsplatform, reisorganisatie, zakelijke opdrachtgever, groepsboeker of andere partij die namens u een reservering of aanvraag doet. Wij verzoeken u om geen bijzondere persoonsgegevens aan ons te verstrekken, tenzij dit noodzakelijk is voor uw verblijf of dienstverlening. Wanneer u bijvoorbeeld uit eigen beweging informatie verstrekt over een allergie, dieetwens of medische situatie, kunnen wij deze informatie verwerken voor zover dit noodzakelijk is om aan uw verzoek te voldoen en daarvoor een wettelijke grondslag bestaat.

3. Waarvoor gebruiken wij uw persoonsgegevens?

Wij gebruiken persoonsgegevens uitsluitend voor duidelijk omschreven doeleinden.

Reserveringen en verblijf
Wij verwerken uw persoonsgegevens om uw reservering te kunnen maken, beheren en uitvoeren en om uw verblijf zo goed mogelijk te kunnen verzorgen. Dit omvat bijvoorbeeld: 
-        het verwerken en bevestigen van uw reservering; 
-        het organiseren van uw verblijf; 
-        het communiceren over uw reservering; 
-        het beantwoorden van vragen en verzoeken; 
-        het verwerken van betalingen;
-        het opstellen en versturen van facturen; 
-        het behandelen van klachten en opmerkingen; 
-        het uitvoeren van administratieve werkzaamheden die verband houden met uw verblijf.

Communicatie
Wanneer u telefonisch, per e-mail, via een contactformulier of op een andere manier contact met ons opneemt, gebruiken wij uw persoonsgegevens om uw vraag of verzoek te beantwoorden en af te handelen. Wij bewaren correspondentie niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor deze is ontvangen, tenzij een langere bewaartermijn noodzakelijk is vanwege een wettelijke verplichting of een gerechtvaardigd belang.

Zakelijke relaties en leveranciers
Wanneer u namens een organisatie contact met ons heeft, kunnen wij uw naam, contactgegevens, functie en zakelijke correspondentie verwerken voor het onderhouden en uitvoeren van onze zakelijke relatie.

Administratie en wettelijke verplichtingen
Wij verwerken persoonsgegevens wanneer dit noodzakelijk is voor onze administratie, financiële administratie, fiscale verplichtingen en andere wettelijke verplichtingen. Wanneer wij wettelijk verplicht zijn om gegevens te verstrekken, kunnen wij persoonsgegevens delen met bevoegde overheidsinstanties of andere bevoegde partijen.

Verbetering van onze dienstverlening
Wij kunnen persoonsgegevens en geanonimiseerde of geaggregeerde gegevens gebruiken om onze dienstverlening, website, communicatie en bedrijfsprocessen te analyseren en te verbeteren. Waar mogelijk gebruiken wij hiervoor gegevens die niet rechtstreeks tot u herleidbaar zijn.

4. Op welke wettelijke grondslag verwerken wij persoonsgegevens?

De AVG schrijft voor dat voor iedere verwerking van persoonsgegevens een wettelijke grondslag moet bestaan. Afhankelijk van de situatie verwerken wij persoonsgegevens op basis van:

Uitvoering van een overeenkomst
Wanneer u bij ons een kamer of andere dienst reserveert, verwerken wij persoonsgegevens die noodzakelijk zijn om de overeenkomst met u uit te voeren.

Wettelijke verplichting
Sommige persoonsgegevens moeten wij verwerken omdat wij daartoe wettelijk verplicht zijn, bijvoorbeeld in verband met onze financiële administratie, fiscale verplichtingen of andere wettelijke voorschriften.

Gerechtvaardigd belang
In bepaalde situaties verwerken wij persoonsgegevens op basis van een gerechtvaardigd belang, bijvoorbeeld voor de beveiliging van onze systemen, het voorkomen van fraude, het verbeteren van onze dienstverlening of het onderhouden van zakelijke relaties. Bij een verwerking op basis van een gerechtvaardigd belang maken wij een belangenafweging tussen ons belang en uw privacybelangen.

Toestemming
Wanneer voor een verwerking toestemming vereist is, vragen wij u daarvoor vooraf toestemming. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn bij bepaalde vormen van elektronische marketing of het plaatsen van niet-noodzakelijke cookies. U kunt uw toestemming op ieder moment intrekken. Het intrekken van toestemming heeft geen gevolgen voor de rechtmatigheid van de verwerking die vóór de intrekking heeft plaatsgevonden.

5. Hoelang bewaren wij uw gegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor deze zijn verzameld. De exacte bewaartermijn verschilt per soort persoonsgegeven en per doel. Wanneer wij wettelijk verplicht zijn gegevens gedurende een bepaalde periode te bewaren, houden wij ons aan de betreffende wettelijke bewaartermijn. Na afloop van de toepasselijke bewaartermijn worden persoonsgegevens verwijderd of, wanneer dat mogelijk en passend is, geanonimiseerd. Een verzoek tot verwijdering betekent daarom niet automatisch dat wij alle persoonsgegevens direct kunnen verwijderen. Wanneer wij bijvoorbeeld wettelijk verplicht zijn bepaalde gegevens te bewaren, moeten wij deze bewaarplicht naleven. U heeft het recht om de persoonsinformatie die Hotel Alkmaar over u heeft opgeslagen in te zien. U kunt via de contactgegevens bij pun 20 van deze pagina uw informatie opvragen. U heeft het recht om verkeerde informatie te laten corrigeren en ook heeft u recht op vergetelheid. Uw persoonsgegevens zullen op uw verzoek worden verwijderd uit de commerciële systemen van Hotel Alkmaar. Boekingsgegevens die wij wettelijk verplicht zijn te bewaren kunt u niet laten verwijderen. Beeldmateriaal van beveiligingscamera’s wordt niet langer dan 28 dagen bewaard.   

6. Hoe beveiligen wij uw persoonsgegevens?

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang, ongeoorloofd gebruik, wijziging of openbaarmaking. Afhankelijk van de aard van de gegevens en de verwerking kunnen deze maatregelen onder andere bestaan uit: 
-        toegangsbeperkingen en autorisaties; 
-        beveiligde verbindingen; 
-        wachtwoord- en accountbeveiliging; 
-        beveiliging van onze IT-systemen;
-        periodieke updates en beveiligingsmaatregelen; 
-        afspraken metexterne dienstverleners over gegevensbescherming; 
-        maatregelen om onbevoegde toegang tot persoonsgegevens te voorkomen. 
Hoewel wij passende maatregelen nemen, kan geen enkel systeem volledige veiligheid garanderen.

7. Delen van persoonsgegevens met andere partijen   

Wij verkopen uw persoonsgegevens niet aan derden. Voor onze dienstverlening kunnen wij gebruikmaken van externe dienstverleners die namens ons persoonsgegevens verwerken. Denk bijvoorbeeld aan partijen die ons ondersteunen bij: -        reserveringen; 
-        IT en hosting; 
-        betalingen; 
-        administratie;
-        e-mailcommunicatie; 
-        websitebeheer; 
-        beveiliging; analyse en marketing.   

Wanneer een externe partij als verwerker namens ons persoonsgegevens verwerkt, maken wij waar nodig afspraken over de bescherming en beveiliging van persoonsgegevens. Wij verstrekken persoonsgegevens daarnaast wanneer dit noodzakelijk is om onze dienstverlening uit te voeren, wanneer u daarvoor toestemming heeft gegeven of wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn, bijvoorbeeld situaties waarin wij hiertoe van rechtswege gedwongen worden of in het geval dat deze gegevens worden opgevraagd door overheidsinstanties zoals politie, gemeente of andere nooddiensten. Hotel Alkmaar neemt maatregelen om de privacy zo veel mogelijk te waarborgen en in dat verband zorg te dragen voor passende beveiliging van de persoonsgegevens die zij onder zich heeft. Waar derde partijen worden ingeschakeld dienen deze partijen op hun beurt eveneens aantoonbaar passende beveiligingsmaatregelen te hebben genomen en geheimhouding te garanderen.   

8. Mews

Voor ons hotelsysteem maken wij gebruik van Mews. Mews verwerkt persoonsgegevens van onze gasten in het kader van de dienstverlening aan Hotel Alkmaar. In deze situatie treedt Mews voor de door Hotel Alkmaar ingevoerde gastgegevens op als verwerker namens Hotel Alkmaar. Mews bevestigt zelf dat het bij gebruik van het Mews-platform door accommodaties als gegevensverwerker voor die accommodatie kan optreden. Met Mews zijn afspraken gemaakt over de verwerking en bescherming van persoonsgegevens. Meer informatie over de verwerking van persoonsgegevens door Mews vindt u in het actuele privacybeleid van Mews. Let op: wanneer Mews in een specifieke situatie zelf als verwerkingsverantwoordelijke optreedt, kan het privacybeleid van Mews rechtstreeks van toepassing zijn op die verwerking.

9. Doorgifte van persoonsgegevens buiten de EER

Wij streven ernaar persoonsgegevens binnen de Europese Economische Ruimte (EER) te verwerken. Wanneer persoonsgegevens worden verwerkt of doorgegeven aan een organisatie buiten de EER, zorgen wij ervoor dat dit gebeurt in overeenstemming met de AVG. Dit kan bijvoorbeeld op basis van een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie, passende waarborgen zoals standaardcontractbepalingen (Standard Contractual Clauses) of een andere wettelijke grondslag voor internationale doorgifte.

10. E-mail en contactformulieren

Wanneer u ons per e-mail benadert of een contactformulier op onze website gebruikt, verwerken wij de gegevens die u daarbij verstrekt om uw bericht te beantwoorden en af te handelen. Wij bewaren deze correspondentie niet langer dan noodzakelijk is voor de afhandeling van uw verzoek, tenzij een langere bewaartermijn noodzakelijk is vanwege een wettelijke verplichting, een overeenkomst of een gerechtvaardigd belang.

11. Nieuwsbrief en commerciële communicatie

Hotel Alkmaar kan een nieuwsbrief of andere commerciële communicatie aanbieden waarmee wij geïnteresseerden informeren over onze dienstverlening, aanbiedingen, arrangementen, evenementen en andere relevante ontwikkelingen. Wanneer hiervoor toestemming vereist is, wordt uw e-mailadres uitsluitend na een duidelijke opt-in aan de verzendlijst toegevoegd. Elke commerciële nieuwsbrief bevat een mogelijkheid om u eenvoudig af te melden. U kunt zich te allen tijde uitschrijven voor ontvangst van de nieuwsbrief via de afmeldlink welke u onderaan in de nieuwsbrief vindt. Na afmelding gebruiken wij uw e-mailadres niet langer voor de betreffende commerciële communicatie, tenzij wij op grond van de wet een andere grondslag hebben om u te benaderen. Wij delen ons nieuwsbriefbestand niet met derden voor hun eigen marketingdoeleinden. Wanneer wij gebruikmaken van een externe e-maildienstverlener, kan deze partij persoonsgegevens namens Hotel Alkmaar verwerken voor het verzenden en beheren van de nieuwsbrief.

12. Cookies en vergelijkbare technieken

Onze website maakt gebruik van cookies en vergelijkbare technieken. Een cookie is een klein tekstbestand dat door een website op uw apparaat kan worden opgeslagen. Cookies kunnen noodzakelijk zijn voor het functioneren van de website, maar kunnen ook worden gebruikt voor analyse of marketing (via onder andere Google Analytics). Deze cookies registreren alleen marketinginformatie, dus geen persoonsgegevens. Via uw internetbrowser heeft u de mogelijkheid om cookies te weigeren. Raadpleeg hiervoor de helpfunctie van uw internetbrowser. U kunt Google Analytics voor display-adverteerders uitschakelen en zich afmelden voor aangepaste advertenties van het Google Display Netwerk door naar Beheer van advertentievoorkeuren te gaan. Uitschakelen en afmelden voor Google Analytics is mogelijk via de Google Analytics Opt-out Browser Add-on.
Wij onderscheiden onder meer de volgende categorieën:

Functionele cookies
Functionele cookies zijn noodzakelijk voor het functioneren van de website en voor bepaalde door u gevraagde functionaliteiten. Deze cookies mogen, voor zover zij daadwerkelijk noodzakelijk zijn en onder de wettelijke uitzondering vallen, zonder toestemming worden geplaatst.

Analytische cookies
Analytische cookies kunnen worden gebruikt om inzicht te krijgen in het gebruik van onze website, bijvoorbeeld het aantal bezoekers, de bezochte pagina's en de wijze waarop bezoekers door onze website navigeren. Wanneer voor het gebruik van deze cookies toestemming vereist is, worden deze pas geplaatst nadat u daarvoor toestemming heeft gegeven.

Marketing- en trackingcookies
Marketing- en trackingcookies kunnen worden gebruikt om bezoekersgedrag te analyseren, profielen op te bouwen of advertenties relevanter te maken. Deze cookies worden, wanneer daarvoor toestemming vereist is, uitsluitend geplaatst nadat u daarvoor toestemming heeft gegeven. De Autoriteit Persoonsgegevens geeft aan dat trackingcookies alleen mogen worden geplaatst nadat de bezoeker hierover is geïnformeerd en toestemming heeft gegeven. Ook mag het weigeren van trackingcookies niet tot gevolg hebben dat de website niet normaal kan worden gebruikt.

Uw cookievoorkeuren
Wanneer u onze website bezoekt, informeren wij u via onze cookie-instellingen over het gebruik van cookies en vragen wij, waar nodig, om uw toestemming. U kunt uw cookievoorkeuren op ieder moment aanpassen of eerder gegeven toestemming intrekken via de beschikbare cookie-instellingen. U kunt cookies daarnaast verwijderen of blokkeren via de instellingen van uw browser. Het uitschakelen van noodzakelijke cookies kan ertoe leiden dat bepaalde onderdelen van de website niet goed functioneren.

13. Websitebezoek en technische gegevens   

Wanneer u onze website bezoekt, kunnen bepaalde technische gegevens automatisch worden verwerkt, zoals: 
-        IP-adres; 
-        type apparaat; 
-        browser en besturingssysteem; 
-        bezochte pagina's; 
-        datum en tijd van bezoek; 
-        technische loggegevens.  

Deze gegevens kunnen worden gebruikt voor de beveiliging, werking en verbetering van onze website en voor statistische doeleinden. Waar mogelijk worden deze gegevens geanonimiseerd of geaggregeerd.    

14. Websites van derden

Onze website kan links bevatten naar websites van derden. Deze privacyverklaring is niet van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens door deze externe websites. Wij hebben geen controle over de manier waarop externe partijen met uw persoonsgegevens omgaan. Wij adviseren u daarom om de privacyverklaring van de betreffende website te lezen voordat u daar persoonsgegevens verstrekt.   

15. Sollicitaties

Wanneer u bij Hotel Alkmaar solliciteert, verwerken wij de persoonsgegevens die u in het kader van de sollicitatieprocedure aan ons verstrekt. Dit kan bijvoorbeeld betrekking hebben op uw naam, contactgegevens, curriculum vitae, opleiding, werkervaring en motivatie. Wij gebruiken deze gegevens uitsluitend voor de beoordeling en administratieve afhandeling van uw sollicitatie en, wanneer u bij ons in dienst treedt, voor de verdere afhandeling van uw dienstverband. Wij bewaren sollicitatiegegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de sollicitatieprocedure, tenzij een wettelijke verplichting een langere bewaartermijn voorschrijft of u toestemming heeft gegeven om uw gegevens langer te bewaren voor toekomstige vacatures.    

16. Uw privacyrechten    

Op grond van de AVG heeft u, afhankelijk van de omstandigheden, de volgende rechten: 
-        het recht op inzage in uw persoonsgegevens; 
-        het recht op rectificatie van onjuiste of onvolledige persoonsgegevens; 
-        het recht op verwijdering van uw persoonsgegevens; 
-        het recht op beperking van de verwerking; 
-        het recht om bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen; 
-        het recht op overdraagbaarheid van uw persoonsgegevens (dataportabiliteit), wanneer dit van toepassing is; 
-        het recht om toestemming in te trekken wanneer de verwerking op toestemming is gebaseerd; 
-        het recht om niet te worden onderworpen aan uitsluitend geautomatiseerde 
-        besluitvorming met rechtsgevolgen of een vergelijkbaar aanzienlijk effect, voor zover dit van toepassing is. 

Houdt u er rekening mee dat wij alleen deze rechten kunnen verlenen wanneer wij uw identiteit volledig hebben geverifieerd en u ons de nodige informatie verstrekt. Niet ieder recht kan in iedere situatie worden uitgeoefend. Zo kunnen wettelijke bewaarplichten of andere wettelijke uitzonderingen betekenen dat wij bepaalde gegevens niet onmiddellijk kunnen verwijderen.   

17. Hoe kunt u uw rechten uitoefenen?

Wilt u inzage in uw persoonsgegevens, gegevens laten corrigeren of verwijderen, de verwerking laten beperken of bezwaar maken tegen een verwerking? Dan kunt u contact met ons opnemen via: info@hotelalkmaar.nl. Vermeld bij uw verzoek zo duidelijk mogelijk van welk recht u gebruik wilt maken en op welke persoonsgegevens uw verzoek betrekking heeft. Om misbruik te voorkomen, kunnen wij aanvullende informatie vragen om uw identiteit te verifiëren. Wij vragen daarbij niet om meer informatie dan noodzakelijk is om uw identiteit vast te stellen. Wij reageren in beginsel binnen één maand op uw verzoek. Wanneer een verzoek complex is of wanneer u meerdere verzoeken indient, kan deze termijn overeenkomstig de AVG met maximaal twee maanden worden verlengd. Wanneer dit gebeurt, informeren wij u daarover binnen één maand na ontvangst van uw verzoek.    

18. Klachten

Heeft u een klacht over de manier waarop Hotel Alkmaar met uw persoonsgegevens omgaat? Neem dan eerst contact met ons op. Wij proberen uw klacht zo goed mogelijk met u op te lossen. U heeft daarnaast altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Nederlandse toezichthouder: Autoriteit Persoonsgegevens. De Autoriteit Persoonsgegevens houdt in Nederland toezicht op de naleving van de privacywetgeving. De AP bevestigt dat betrokkenen bij onvrede over de verwerking van hun persoonsgegevens een klacht kunnen indienen bij de toezichthouder. Meer informatie en de actuele mogelijkheden om een klacht in te dienen vindt u via: 

  



19. Wijzigingen in deze privacyverklaring

Wij kunnen deze privacyverklaring wijzigen wanneer onze dienstverlening, bedrijfsvoering, gebruikte systemen of wettelijke verplichtingen veranderen. De meest actuele versie van deze privacyverklaring wordt op onze website gepubliceerd. Wij adviseren u daarom om deze privacyverklaring regelmatig te raadplegen.    

20. Contactgegevens

Heeft u vragen over deze privacyverklaring, onze verwerking van persoonsgegevens of wilt u gebruikmaken van uw privacyrechten? Neem dan contact met ons op:
Hotel Alkmaar / Hu Hotel Beheer B.V.
Arcadialaan 6
1813 KN Alkmaar
Nederland
E-mail: info@hotelalkmaar.nl
Telefoon: +31 (0)72 540 14 14